Diese Unterlagen braucht dein Steuerberater regelmäßig

Sarah Sals
8. Juli
2 Min. Lesezeit

Eingangsrechnungen

Alle Rechnungen von Lieferanten oder Dienstleistern (am besten als PDF)
Prüfung auf Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitraum)
Zuordnung zu Projekten oder Kostenstellen (falls relevant)

Ausgangsrechnungen

Selbst erstellte Rechnungen an Kunden
Auch hier: auf Vollständigkeit und korrekte Angaben achten
Am besten direkt aus deiner Rechnungssoftware exportieren (zbsp. Lexware Office)

Kassenbelege (falls vorhanden)

Tagesabschlussberichte aus der Kasse
Einzelne Barbelege, Quittungen etc.
Erfassung in einem Kassenbuch (zBsp. Lexware Office)

Bankkontoauszüge

Monatlich, vollständig und im PDF-Format
Hinweis: Auch Paypal, Stripe oder andere Zahlungsdienstleister zählen als „Bankkonto“!

Reisekosten / Spesen / Bewirtung

Alle Belege von Geschäftsreisen inkl. Datum, Anlass, Teilnehmer
Tankbelege, Hotelrechnungen, Verpflegung etc.
Bei Bewirtungen: handschriftlicher Vermerk über Teilnehmer und Anlass

Sonstige Unterlagen

Leasingverträge, Versicherungen, neue Anschaffungen (z. B. Laptop)
Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen (falls vorhanden)
Umsatzsteuervoranmeldung (falls selbst erledigt)

📌 So machst du es deinem Steuerberater (und dir selbst) leichter

Regelmäßigkeit: Sammle Unterlagen nicht erst am Monatsende – arbeite idealerweise wöchentlich nach.
Einheitliche Benennung: Verwende aussagekräftige Dateinamen wie „20250701_Rechnung_Musterfirma.pdf“.
Strukturierte Ablage: Nutze z. B. Cloud-Ordner mit Unterordnern für „Eingangsrechnungen“, „Ausgangsrechnungen“, „Bank“, etc. (zbsp. Dropbox)
Digitale Tools: Programme wie Lexoffice oder sevDesk helfen bei der Erfassung und Übertragung.

💡 Fazit

Die vorbereitende Buchhaltung ist kein Hexenwerk – aber sie erfordert System und Struktur. Wer seine Unterlagen regelmäßig und sauber vorbereitet, spart nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld – denn der Steuerberater muss weniger nacharbeiten. Ob du das selbst machst oder dir Unterstützung durch eine virtuelle Assistentin holst, bleibt dir überlassen – in jedem Fall ist eine gute Vorbereitung Gold wert.

Tipp zum Schluss:

Wenn du regelmäßig überfordert bist mit der Belegsammlung oder die Übergabe an deinen Steuerberater immer wieder aufschiebst, sprich mich gerne an – ich unterstütze dich professionell im Backoffice und in der vorbereitenden Buchhaltung.